LombokPost - Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi mengakhiri pengelolaan arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) secara konvensional. Melalui kebijakan baru, BKN menyiapkan Lemari Digital gratis untuk melindungi dokumen seluruh ASN sekaligus mempercepat transformasi digital birokrasi di Indonesia.
Kebijakan tersebut tertuang dalam Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, yang menetapkan bahwa seluruh arsip ASN wajib dikelola dalam bentuk digital melalui Lemari Digital–Document Management System (DMS). Mulai saat ini, BKN tidak lagi menerima arsip fisik dalam pengelolaan manajemen ASN.
Kepala BKN Prof. Zudan menegaskan, kebijakan Lemari Digital ASN menjadi titik balik penting dalam tata kelola kepegawaian nasional yang lebih modern, aman, dan terintegrasi.
“Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip ASN berbentuk fisik harus dialihmediakan terlebih dahulu kemudian diunggah ke DMS. Ini adalah titik balik menuju tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel,” ujar Prof. Zudan, di ruang kerjanya, Kamis (18/12/2025).
Dengan kebijakan ini, arsip ASN digital menjadi standar tunggal dalam seluruh layanan Manajemen ASN di Indonesia.
BKN menjelaskan, Lemari Digital–DMS mencakup seluruh siklus hidup arsip ASN, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga penyusutan.
Arsip ASN dibagi menjadi dua kategori utama, yakni: Arsip Utama, seperti Daftar Riwayat Hidup (DRH), SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, dan diklat. Arsip Kondisional, seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara.
Seluruh dokumen tersebut wajib tersedia dalam format digital dan tersimpan di Lemari Digital ASN.
ASN dan Instansi Wajib Unggah Dokumen Non-SIASN
Prof. Zudan menjelaskan, dokumen ASN yang berasal dari sistem kepegawaian nasional akan tersimpan otomatis di DMS. Sementara dokumen lain menjadi tanggung jawab ASN dan instansi.
“Arsip yang lahir digital dari sistem seperti SIASN akan otomatis tersimpan di DMS. Sementara untuk dokumen seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan yang tidak dihasilkan SIASN, instansi dan ASN bertanggung jawab mengunggahnya sendiri melalui DMS atau aplikasi MyASN,” jelas Prof. Zudan.
Langkah ini memastikan arsip ASN digital tersimpan lengkap, seragam, dan mudah diakses kapan pun dibutuhkan.
Keamanan Berlapis Lindungi Arsip ASN Digital
Untuk menjamin keamanan Lemari Digital ASN, BKN melengkapi Document Management System (DMS) dengan sistem pengamanan berlapis. Mulai dari multi-factor authentication (MFA) hingga pemantauan akses secara real-time.
Mekanisme penyusutan arsip juga dilakukan secara digital. Arsip berstatus “Punah” akan masuk masa inaktif selama satu tahun sebelum berubah menjadi “Musnah” atau “Statis”, tanpa menghapus arsip digital ASN secara permanen.
DMS dikembangkan BKN sebagai Lemari Digital gratis yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh instansi pemerintah. Tujuannya untuk mempercepat pelayanan Manajemen ASN agar lebih efisien, efektif, dan optimal.
Melalui Lemari Digital, arsip ASN terintegrasi secara nasional, mudah diakses dari mana saja, serta terlindungi dari risiko kehilangan atau kerusakan akibat bencana alam, kebakaran, banjir, maupun faktor lingkungan lainnya.
BKN memastikan implementasi Lemari Digital ASN akan dikawal secara berjenjang. Koordinasi nasional dipimpin Direktorat Arsip Kepegawaian ASN BKN, sementara pengawasan daerah dilakukan oleh Kantor Regional BKN.
Selain pembinaan dan pengawasan, BKN juga menyiapkan penghargaan bagi instansi dengan kategori “Maju” dalam pengelolaan arsip ASN digital.
“Ini merupakan bentuk komitmen kita bersama untuk melindungi aset informasi negara dan memberikan layanan manajemen ASN yang lebih cepat, tepat, dan transparan,” pungkas Prof. Zudan.
Editor : Rury Anjas Andita