Pengadaan barang perusahaan adalah salah satu proses penting. Dalam hal ini, istilah ‘barang’ dapat diartikan secara luas sebagai bahan baku produksi, mesin, peralatan, perlengkapan kantor dan barang lainnya. Namun, pengadaan barang tak boleh dilakukan sembarangan dan harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan. Terlebih jika perusahaan Anda merupakan perusahaan profitable yang tentunya memerlukan prosedur jelas dalam pengadaan barang perusahaan. Istilah lain dari pengadaan barang adalah procurement dan melibatkan sejumlah pihak salah satunya penyedia barang dengan kontrak yang jelas dan ketentuan yang berlaku dalam setiap transaksinya. Berikut ini tahapan-tahapan dalam pengadaan barang di perusahaan, apa saja?
Tahapan Pengadaan Barang Perusahaan
- Analisis Kebutuhan Perusahaan
Hal pertama yang harus dilakukan saat melakukan prosedur pengadaan barang adalah mencari tahu atau menganalisis kebutuhan perusahaan. Umumnya, tiap divisi akan memberikan daftar kebutuhan barang perusahaan kepada tim pengadaan untuk dianalisis barang mana dulu yang dibutuhkan dan harus segera ada di perusahaan. Setelah dianalisis, maka tim pengadaan akan memilih atau mempertimbangkan barang mana saja yang penting untuk segera dibeli. Perlu diketahui bahwa tidak semua pengajuan langsung disetujui karena tim pengadaan mungkin memiliki pertimbangan tersendiri barang terpenting atau mendesak apa yang harus dimiliki perusahaan.
- Meminta Persetujuan Manajemen
Setelah dianalisis dengan saksama dan ketat, daftar barang yang akan dibeli kemudian diajukan ke tim manajemen untuk mendapatkan persetujuan. Nantinya, tim manajemen akan meninjau dan memastikan bahwa semua barang sudah lengkap serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Lalu, jika sudah disetujui, maka pihak manajemen akan meneruskan ke bagian pengadaan barang untuk selanjutnya diproses ke tahap tender. Sebaiknya, persetujuan tersebut diberikan melalui kertas dan bermaterai untuk memudahkan dokumentasi juga proses pengadaan barang.
- Tender ke Vendor dan Suplier
Setelah diproses ke tahap tender, langkah berikutnya ialah mencatat ke dalam pembukuan tender kepada suplier dan vendor untuk mendapatkan perusahaan penyedia barang yang paling sesuai dan cocok dengan kebutuhan perusahaan. Tak hanya mempertimbangkan harga, kualitas produk juga perlu diperhatikan. Sebab, nilai produk yang dibeli dari vendor dan suplier nantinya akan dilihat dan diamati dengan baik untuk menentukan perusahaan mana yang tepat lalu dipilih untuk memenuhi kebutuhan barang perusahaan Anda.
- Menganalisis Suplier dan Vendor
Setelah melihat penawaran dari suplier maupun vendor, selanjutnya pihak pengadaan barang wajib menganalisa lagi terkait kualitas, kuantitas, harga, dan penawaran yang diberikan oleh perusahaan B2B. Langkah ini nantinya akan mengerucutkan pilihan vendor maupun suplier yang dianggap dan bisa lanjut ke tahapan berikutnya. Pastinya hal ini memerlukan pertimbangan yang matang agar tak salah pilih vendor maupun suplier.
- Penawaran
Usai menentukan vendor atau suplier yang cocok, biasanya pihak perusahaan akan meminta para vendor yang lolos seleksi untuk memberikan penawaran terbaik. Penawaran ini bentuknya beragam, seperti penawaran di awal pembelian hingga diskon atau bonus menarik yang tentunya menguntungkan perusahaan. Nah, tim pengadaan barang harus cermat dalam memilih dan memilah penawaran yang diberikan perusahaan B2B. Pastikan penawaran tersebut menguntukan Anda dan memberikan dampak baik bagi perusahaan Anda.
- Pemilihan Vendor
Setelah menyeleksi vendor dari segi kualitas hingga penawaran harganya kini saatnya memilih vendor terbaik. Pada proses ini biasanya terjadi negosiasi antar vendor dengan perusahaan sehingga Anda bisa menilai dan mempertimbangkan lebih lanjut terkait vendor yang cocok untuk dijadikan penyedia atau suplier barang perusahaan. Umumnya, negosiasi ini dilakukan untuk mendapatkan penawaran yang tinggi dan menguntungan. Nantinya, para vendor yang terpilih akan lanjut ke tahap berikutnya yakni prosedur pengadaan barang.
- Pembelian, Kontrak dan Dokumentasi
Setelah menyetujui vendor atau suplier yang tepat untuk pengadaan barang perusahaan langkah berikutnya ialah membuat kontak dan dokumentasi pembelian atau purchase order. Biasanya purchase order atau nota pembelian yang dibuat bersifat jangka pendek dan hanya sekali transaksi atau berupa kontak jangka panjang apabila ingin menjalin kerja sama yang lebih lama.
Blibli Perusahaan B2B Terpercaya di Indonesia
Setelah mengetahui tentang bagaimana tahapan pengadaan barang, kini saatnya mencari tahu lebih lanjut apa saja perusahaan B2B Indonesia yang terpercaya. Blibli merupakan salah satu perusahaan b2b di Indonesia yang paling populer. Kini, Blibli hadir dengan inovasi baru yakni pengerjaan mangsa b2b dengan menggunakan sistem digital dan ini merupakan fasilitas yang dapat digunakan oleh siapapun baik penjual maupun pembeli. Dalam hal ini, Blibli menyebutnya dengan Blibli for Business yakni sebuah inovasi digital pada tingkat organisasi yang digunakan sebagai solusi e-procurement. Hal ini dilakukan untuk memperluas Blibli B2B sekaligus menjadi solusi atas kebutuhan pengadaan barang khususnya untuk institusional, korporat, hingga pemerintahan. Selain itu, Blibli B2B pun juga dijadikan sebagai transaksi antar pelaku bisnis dalam menjalin kerjasama untuk menghasilkan jasa atau barang yang ditawarkan ke maupun oleh perusahaan lain.
Nah, itulah serba serbi mengenai langkah-langkah pengadaan barang hingga Blibli sebagai perusahaan B2B Indonesia yang terpercaya karena telah memilih sertifikasi i ISO/IEC 27001:2013 dalam kelengkapan sistem, arsitektur IT, hingga application interface Response Team untuk kategori e-commerce yang mana telah teruji keamanannya dalam menjaga informasi bisnis.(*/r10)
